2011计算机等级考试二级Access数据库教程(21)

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第5章 报 表

报表是Access提供的一种对象。报表对象可以将数据库中的数据以格式化的形式显示和打印输出。报表的数据来源与窗体相同，可以是已有的数据表、查询或者是新建的建的SQL语句，但报表只能查看数据，不能通过报表修改或输入数据。本章主要介绍报表的一些基本应用操作，如报表的创建、报表的设计，分组记录及报表的存储和打印等内容。

5.1 报表的基本概念与组成

5.1.1 报表基本概念

报表的功能包括：可以以格式化形式输出数据;可以对数据分组，进行汇总;可以包含子报表及图表数据;可以输出标签、发票、订单和信封等多种样式报表;可以进行计算、求平均、求和等统计计算;可以嵌人图像或图片来丰富数据显示。

Access为报表操作提供了3种视图：“设计：视图、”打印“视图”和“版面预览”视图。其中“设计”视图用于创建和编辑报表的结构;“打印预览”视图用于查看报表的页面数据输出形体;“版面预览”视图用于查看报表的版面设置。

在设计报表时可以添加表头和注脚，可以对报表中的控件设置格式，例如字体、字号、颜色、背景等，也可使用剪贴画、图片对报表进行修饰。这些功能与窗体设计相似。

图5.1是一个打开的报表“设计”视图，可以看出报表由如下几部分区域组成：

（1）报表页眉：在报表的开始处，用来显示报表的大标题、图形或说明性文字，每份报表只有一个报表页眉。在图5. 1中，报表的大标题就是“学生选课成绩表”。

（2）页面页眉：显示报表中的字段名称或对记录的分组名称，报表的每一页有一个页面页眉，以保证当数据较多报表需要分页的时候，在报表的每页上面都有一个表头。

（3）主体：打印表或查询中的记录数据，是报表显示数据的主要区域。

（4）页面页脚：打印在每页的底部，用来显示本页的汇总说明，报表的每一页有一个页而页脚。按照图5.1的报表设计，将在报表的每一下面输出页码。

（5）报表页脚：用来显示整份报表的汇总信息或者是说明信息，在所有数据都被输出后，只输出在报表的结束处。按照图5.里的报表设计，将在报表的最后输出记录数J3 a

以上各个区域具有不同的功用，可以根据需要进行灵活设计。