档案管理规定（档案管理规定）

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1、档案立卷管理规定 一．总则    为了规范********公司的档案分类和整理工作，保持其方法的延续性，现根据《********公司档案分类大纲》要求，结合********公司实际，特制定本办法。

2、1.本办法适用于********公司的档案分类、整理、组织案卷、编目和排架管理，以及档案信息系统的分类管理。

3、2.********公司各级档案室保存的档案种类及其代字如下。

4、 代  字类目名称代  字类目名称A文书档案类C会计档案类J基本建设类x声像档案类W实物档案类T专题档案类  二．各类档案的分类立卷办法（一）     文书档案的分类整理归档原则遵循文件的自然形成规律，保持文件的原貌和完整，准确判定文件的保管期限，适应新技术应用的需要，便于保管和利用。

5、按照归档范围的规定，凡应归档的文件必须齐全完整。

6、2、归档整理程序以件为归档单位，逐件整理归档。

7、按分类、装订、排列、编号、装盒、编目的步骤进行。

8、“件”的含义：2．1单份文件，一份文件为一件；2．2各种报表、名册、图册、书刊等，一册（本）为一件；2．3正本与定稿、正件与附件合为一件；2．4文件处理单（表）与被处理文件合为一件；2．5来文与复文合为一件，如果分属不同年度的可分开归档。

9、3、分类按年度---部门---保管期限逐级进行分类。

10、由文件的形成日期决定该份文件的归档年度，即文件的归档年度可与文件内容所针对的年度不一致。

11、4、装订4．1去掉原来文件上会生锈的金属物，用细线或其它对纸张无损害的粘合剂重新将文件订（粘）合。

12、装订时正本在前，定稿在后；复文在前，来文在后。

13、在每页的右下角（背页的左下角）编页码。

14、各单位可自行尝试不同的装订方法，但所选的装订材料不能生锈，不能对纸张产生直接或间接的损害。

15、4．2凡文件尺寸大于A4纸规格的，要按A4纸规格进行折叠或裁剪，小于16开规格及破损的要进行托裱，对字迹模糊的文件要进行复制。

16、4．3在该份文件的正文输入计算机之前，不宜用乳胶或缝纫机来装订（因为会影响以后将该文件拆订、扫描）。

17、5、排列先将归档文件材料按保管期限分开，同一保管期限的文件材料，按照时间先后排列，并且尽可能将关系密切（如同一次活动、同一项工作、同一个会议形成的）文件材料排列在一起。

18、6、编号6．1在每件档案首页上方的空白处加盖档号章（格式见附图1），并填写有关栏目的内容。

19、6．2档号章的项目及填写内容：类别号：文书档案的类别号为A。

20、期限：即保管期限，分两类，填写“长久”或“短期”。

21、年度：该份档案实际形成的年度，以四位阿拉伯数字标公元纪年。

22、机构：不分机构编档号的单位此栏可不填。

23、件号：以年度为界线，档案在同一保管期限中的排列顺序号；同一年度、同一保管期限的档案只编一个流水号，件号不得重复。

24、6．3在每年归档工作结束后，如发现有其它应归档文件材料未归档，可将该文件排在已归档文件之后编号归档。

25、7、装盒7．1档案编号后，要按照编号顺序装入档案盒（新格式），并在盒的脊背填写“档号”。

26、（样式见附图3）。

27、每一个档案盒内只能装入同一年度、同一部门、同一保管期限的文件。

28、7．2填写盒内文件备考表。

29、盒内文件情况说明：主要用于填写本盒内文件缺损、修改、补充、销毁等需要说明的情况，如无上述情况，可暂不填写。

30、整理人：填写本盒文件材料整理归档人姓名。

31、日期：填写归档的年、月、日。

32、8、编目8．1编制《档案目录》8．1．1《档案目录》由“目录夹封面和脊背”、“归档情况登记表”、“归档说明”、“归档文件目录”四部分构成。

33、8．1．2“目录夹封面”（格式见附图4）内容应包括单位名称、单位代码、类别、机构、期限、年度等六个基本项目；“目录盒脊背”（格式见附图2）项目由单位代码、类别号、机构、期限、年度等五个基本项目组成。

34、8．1．3“归档情况登记表”（格式见附图5）内容包括：年度、保管期限、件数、保管单位和姓名、接收单位和姓名、备注。

35、不同的保管期限分开不同的登记表填写。

36、8．1．4“归档说明”的内容包括：本年度立档单位主要工作概况，本年度内设机构及主要领导人变化情况；本年度文书归档情况（含归档工作的组织情况、文件材料完整与否、档案数量、有何缺陷和问题等）。

37、8．1．5“归档文件目录”（格式见附图6）应包括以下基本项目：件号、责任者、文号、题名、日期、页数，需要时还可增加其它项目，如“文件格式”。

38、件号：参见6．2。

39、责任者：制发文件的组织或个人，即文件的署名者或发文机关。

40、文号：文件的发文字号。

41、题名：即文件的标题，一般应照实抄录。

42、原文没有标题的应当加拟标题，外加“[  ]”号；原文有标题但不能说明文件内容的，应重拟标题，重拟标题外加“  [  ]”号，附于原标题之后。

43、日期：指文件形成的日期。

44、填写时可省略“年”、“月”、“日”字，在表示年、月数字的右下角加“．”号或“-”号，以四位阿拉伯数据表示公元纪年。

45、页数：指每一份归档文件本身的有效页面数。

46、文件格式：指归档文件对应的电子文件格式，如：doc、xls、ppt、jpg、txt、wps、pdf等。

47、8．1．6各种保管期限的归档文件目录，按不同的保管期限分开装订在不同的目录夹，连年续订，直到该目录夹装满。

48、8．1．7“归档文件目录”应一式二份，其中一份移交图书档案中心。

49、8．2编制其它检索工具。

50、各单位应根据实际需要，选择编制一些其它的档案检索工具，如“文号档号对照表”、各种常用的专题目录等，以方便日常手工检索。

51、9、电子文件管理9．1各单位档案室日常在收集应归档纸质文件的同时，要收集对应的电子文件，对电子文件进行集中统一保管，并建立相应的移交电子文件签名确认制度，以确保电子文件的真实。

52、9．2图书档案中心要采取适当措施，确保机读目录和电子文件的安全，要及时用光盘或磁带机等进行备份，要求至少备份两套，一套用于封存保管，一套供查阅使用。

53、9．3各单位统一使用图书档案中心（以下简称中心）设计的档案管理系统，统一将数据传送到中心的档案数据库服务器，中心为每个单位建立一个单独的数据库以确保数据的保密性。

54、另外中心应定期对各单位的档案数据进行汇总。

55、9．4处理电子文件，应使用WPS OFFICE或MS OFFICE，形成通用的电子文件格式，如doc、xls、mdb、ppt、jpg、txt、wps、pdf等；扫描原文的电子文件格式为：jpg。

56、9．5为方便以后利用计算机进行全文查阅，要求各单位在进行电子文件导入时在“备注”栏填写此份电子文件的关键字。

57、档案管理系统在执行文件导入时会自动将文件全文写入数据库，同时会在本机的指定目录留下文件副本，其文件名与档号相同。

58、9．6一般情况下，图书档案中心使用一套数据库副本供查阅，另一套数据封存且不得外借。

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